Antispam maatregelen: Filters, SPF, DKIM en DMARC

Wij zorgen dat uw mail niet als spam gemarkeerd word en niemand uit uw naam spam kan versturen.

Spam

We kennen het allemaal en iedereen heeft er last van. Spam is een groot probleem voor e-mailproviders (zoals Gmail, Hotmail, Outlook en ook wij bij AlterWeb) en hun gebruikers. De providers vechten hard tegen deze ongewenste mails met steeds geavanceerdere en strengere spamfilters. Hierdoor worden grote aantallen e-mails direct tegengehouden of in de spamfolder geplaatst. Toch gaat hier nog wel eens iets mis. Soms komt er een e-mail niet in de spamfolder die daar wel thuis hoort en soms worden e-mails als spam gemarkeerd terwijl deze mail wel gewenst is door de ontvanger. Gelukkig zijn er een aantal technieken die kunnen helpen om dit te voorkomen.

Filters

Wij hebben een aantal maatregelen op onze hosting servers die er voor zorgen dat uw verzonden e-mail niet als spam word gemarkeerd. Allereerst hebben we een filter op alle uitgaande mail die er voor zorgt dat spammail al op onze server gestopt word. Op deze manier komen onze IP adressen niet op een blacklist bij de mailproviders omdat ze geen spam van ons ontvangen.

Een andere manier waarop mail vaak als spam word gezien is als u teveel mail tegelijk verstuurd. Het kan op uw drukke webshop echter zo zijn dat er bijvoorbeeld aan het einde van de dag grote hoeveelheden mail verstuurd moeten worden omdat dan uw orders verwerkt en verzonden worden. Als er zulke grote hoeveelheden tegelijk vanaf onze servers verstuurd worden doen we dit daarom in delen. Alle mail word gewoon netjes verstuurd maar dan met kleine pauzes tussendoor.

SPF

Daarnaast voegen wij voor elke domeinnaam die bij ons geregistreerd word automatisch een SPF record toe aan de DNS. Dit betekend dat e-mailproviders kunnen controleren of de server waarvan de mail verstuurd word hier toestemming voor heeft. Dit verkleint de kans dat mail verzonden vanaf onze servers als spam gemarkeerd word.

DKIM

Het andere probleem is dat andere mail uit uw naam kunnen versturen. Iedereen kan namelijk een e-mail versturen die van uw e-mailadres lijkt af te komen. Veel banken hebben hier bijvoorbeeld last van. Er worden uit hun naam e-mails verstuurd waarin gevraagd word om in te loggen op hun website. De website waar heen verwezen word is echter niet van de bank maar een nagemaakte website van de verzender van de mail om op deze manier gevoelige informatie te verkrijgen (phishing).

Om dit te voorkomen kan gebruik gemaakt worden van DKIM. Met DKIM word er aan de e-mail een soort digitale handtekening toegevoegd die de ontvanger kan verifiëren. Op deze manier kan de ontvanger zien welke mail zeker van u afkomt. Omdat de e-mailproviders nu zeker weten welke mail echt door u verstuurd is belanden uw berichten als bijkomend voordeel ook nog eens minder snel in de spamfolder. Sinds vandaag word er voor al onze hosting klanten DKIM gebruikt voor alle mail die van onze servers af komt.

DMARC

Om te voorkomen dat andere uit uw naam kunnen mailen en om uw reputatie bij de e-mailproviders hoog te houden kan er nog een laatste techniek worden toegepast die DMARC heet. DMARC is een manier om te vertellen aan de providers wat er moet gebeuren als de gegevens van de SPF en DKIM records niet overeen komen met de ontvangen mail. Er kan gekozen worden om deze mails in de spamfolder te laten belanden of om helemaal niet aan te laten komen. Het is hierbij wel van belang dat er geen mail verstuurd word vanaf andere servers die niet zijn opgenomen in de SPF record of niet voorzien zijn van de DKIM handtekening. Om deze reden hebben we deze techniek nog niet voor al onze klanten geactiveerd. Soms word er namelijk van een externe dienst gebruik gemaakt zoals een boekhoudsysteem of nieuwsbrief verzendsysteem die uit hun naam mag mailen. Voor al onze eigen mail is dit wel geactiveerd zodat u geen e-mails van ons zou mogen ontvangen die niet van ons zijn. Maar ook voor u zetten wij dit graag op uw verzoek aan.

Vragen of opmerkingen

Wilt u weten hoe dit voor u geregeld is? Denkt u dat er nog een manier is die we kunnen gebruiken om spam tegen te gaan? Of heeft u een andere vraag of opmerking? Neem dan contact met ons op. Wij staan u graag te woord.